¡No andes a las carreras! ¡Prográmate!

Elaborar un programa de actividades puede ser la diferencia entre el éxito de un proyecto y el rotundo fracaso del mismo sin importar que tan bueno este sea. Una vez más hablamos de una medida preventiva que sin duda se verá reflejada en la calidad de tus resultados. 

Dicho con pocas palabras, programar nuestras actividades no es más que enlistar los pasos a seguir para dar solución a un problema y se puede aplicar tanto a nuestra vida diaria como a proyectos de dimensiones industriales. El programa puede ser tan detallado como se desee, pero es importante no olvidar el enlistar las actividades de todas las personas que intervienen.

A continuación te presentamos los puntos a considerar para la elaboración de un programa de actividades básico con el que seguramente podrás entregar tus proyectos sin retraso alguno.

Define una fecha límite. Primero debes conocer la fecha de entrega o finalización de tu proyecto y es recomendable que tu fecha límite, dentro de lo posible, se anticipe un par de días a esta fecha, de lo contrario no tendrás tiempo de atender imprevistos y contratiempos.

Enumera tus actividades. Debes enlistar cada uno de los pasos a seguir para llegar a tu objetivo. No subestimes aquellas pequeñas actividades, como compras y entregas de terceros, que aunque no dependen directamente de ti, debes procurar tener el mayor control posible sobre ellas.

Decide que actividades pueden desarrollarse paralelamente. No necesariamente una actividad tiene que iniciar al finalizar la otra. Algunas pueden desarrollarse de manera paralela, a medida de que la carga de trabajo lo permita.

Asigna una fecha de inicio a cada actividad. Este punto puede ser omitido, dependiendo del tamaño del proyecto. Pero se recomienda para evitar retrasos en nuestro programa. Recuerda que no  necesariamente tiene que coincidir esta fecha de inicio con la del término de otra actividad. Algunas podrán desarrollarse paralelamente.

Asigna una fecha de conclusión a cada actividad. Debes decidir cuándo finalizará cada punto para darle paso a los consecuentes. Es importante establecer metas realistas y después de haber hecho un análisis de la carga de trabajo que implica cada actividad.

Controla tu avance con tres colores. Te recomendamos el dar seguimiento a tus actividades mediante el uso de marcadores de tres colores diferentes. Así puedes asignar un color a las actividades en las que estás trabajando, otro para las actividades que has concluido y uno más para aquellas que tienen algún retraso.

Reprograma tus retrasos. Otra ventaja de la elaboración de un programa de actividades es el controlar las dificultades sin que estas se nos salgan de las manos. Por eso es importante que en caso de tener algún retraso, lo reprogrames tan pronto como lo detectes y en su caso, realices una reprogramación realista de las actividades consecuentes.

¿Necesitas más tiempo? Toma alguno de los días entre tu fecha límite y tu fecha de entrega, pero procura expandir tu programa lo menos posible.

Recuerda que el programa de actividades es tuyo y por lo tanto puedes permitirte un poco de flexibilidad, pero siempre reprogramando tus cambios y sin olvidar considerar como afectan estos cambios a otras actividades.

Es importante tener siempre tu programa a la vista y puedes hacerlo de manera manual, sobre un pizarrón, con la ayuda de alguna hoja de cálculo que después tendrás que imprimir, en alguna libreta, etc. 

En caso de que más de una persona esté involucrada de manera directa en tu proyecto, es importante distribuir el programa entre ellos y siempre preguntar si están de acuerdo con los tiempos en las actividades que los involucran. Estos son tan solo algunos consejos que puedes aplicar para iniciar tu propia organización. Claro que existen otras alternativas e incluso plantillas prediseñadas para conseguirlo. También es importante tener en cuenta que entre más complejo es el proceso a programar, más herramientas necesitaremos e incluso el recurrir a algoritmos matemáticos como la elaboración de una “ruta crítica” para optimizar nuestros procesos. Pero seguro esto es un buen inicio antes de convertirte en un “maestro” en la administración de tus proyectos.

Nota: Publicación de Freellustration_BLOG. Freellustration es un espacio que antecedió The Creative Bad y todas las publicaciones fueron importadas a este espacio.